Randevu defterinden dijital programa geçiş: eski kayıtlar ne olur?

1. Defteri bırakmak neden zor?

Defter hızlıdır: açarsınız, yazarsınız. Şarjı bitmez, herkes nasıl kullanılacağını bilir. Programa geçmek isteyen salon sahiplerinin çekinceleri de genellikle aynıdır: "Eski müşterilerim kaybolur mu?", "Çalışanlarım alışamaz", "Bilgisayarım yok, nasıl kullanacağım?" Bu çekinceler yersiz değil. Ama çoğunun cevabı, geçişi küçük adımlara bölmektir; defteri bir günde çöpe atmak zorunda değilsiniz.

2. Eski kayıtlar ne olur?

Programa geçtiğinizde defteriniz kendiliğinden silinmez; onu yedek olarak elinizde tutarsınız. Asıl soru, defterdeki bilgilerin programa nasıl gireceğidir: yüzlerce müşteriyi tek tek elle mi yazacaksınız, yoksa programı sağlayan firma mı aktaracak? Müşterisi çok olan bir salonda elle yazmak ciddi zaman alır, bu yüzden program seçerken "eski kayıtları kim taşıyor?" sorusunu mutlaka sorun. Program seçerken sorulacak diğer sorular için kuaför randevu programı nasıl seçilir yazımıza bakabilirsiniz.

3. Neyi taşıyın, neyi bırakın?

Defterin her satırını programa kopyalamanız gerekmez. Salonu gün içinde ilgilendiren bilgiler yeterlidir: müşterinin adı, telefon numarası, yaklaşan randevuları, son yaptırdığı işlem ve varsa kısa bir not. Yıllar önce bir kez gelmiş, telefonu olmayan ya da üstü çizilmiş satırlar ise size bir şey katmaz; defterde yedek olarak kalabilirler.

4. Geçişi 4 adımda yapın

Geçişi sakin yapmanın yolu, her şeyi aynı günde değiştirmemektir. Aşağıdaki sıra bir kural değil, bizim önerimizdir:

• Defterin fotoğrafını çekin. Her sayfanın net bir fotoğrafı, elinizde bir yedek olur. Böylece neyi kaybedeceğiniz korkusu azalır.
• Önce yaklaşan randevuları taşıyın. Önümüzdeki iki üç haftanın randevuları en acil olanlardır. Eski müşteri listesi sonra da gelebilir.
• Bir iki hafta ikisini birlikte tutun. Yeni randevuları hem programa hem deftere yazın. Bir sorun çıkarsa defter hâlâ güvenceniz olur.
• Defteri yedek olarak saklayın. Her şey oturunca defteri kullanmayı bırakın, ama atmayın; bir süre kutuda dursun.

5. Çalışanları geçişin içine alın

Defteri en çok kullananlar çalışanlarınızdır. Program onlara engel gibi gelirse kullanılmaz. Deneme sürecinde herkesten kendi randevularına telefondan bakmasını ve bir randevu girmesini isteyin. Program çalışan bazlı takvim gösteriyorsa her çalışan kendi gününü tek bakışta görür; defterdeki "kimin saati boş?" sorusu da böylece kolaylaşır.

6. Müşteri bilgileri kişisel veridir

Müşterilerinizin adı ve telefon numarası kişisel veridir. Aktarımı bir firma yapıyorsa hangi bilgilere eriştiğini, bilgilerin nerede saklandığını ve işiniz bittiğinde ne olacağını sorun; firmanın gizlilik politikasını okuyun. Defterin fotoğraflarını da telefonunuzda başkalarının erişebileceği bir yerde tutmayın.

7. Rezerva'da eski kayıtlar nasıl taşınır?

Bu yazıyı Rezerva ekibi yazdı; o yüzden kendi cevabımızı da açıkça yazıyoruz:

• Kurulumu ve eski kayıtların (ajanda, defter ya da başka bir yerdeki kayıtlar) aktarımını Rezerva ekibi yapar; eğitim desteği de ekip tarafından verilir. Aktarımın nasıl ilerleyeceğini kurulum görüşmesinde sorabilirsiniz.
• Çalışan bazlı takvim ve sürükle-bırak randevu.
• Telefondan çalışır, bilgisayar gerekmez.
• İlk ay ücretsiz, kredi kartı istenmez. Programın kapsamı ve fiyatı için ana sayfadaki fiyat bölümüne bakabilirsiniz.

Taahhüt ve çıkış koşulları için kullanım koşulları ile iptal ve iade koşullarını okumanızı öneririz.